5. Truy cập hệ thống

Click đúp vào biểu tượng  trên màn hình để chạy hệ thống:

Cửa sổ đăng nhập như sau: Cần sử dụng mật khẩu trước khi hệ điều hành truy cập vào hệ thống. Chọn ID từ danh sách User, nhập mật khẩu vào ô Password rồi ấn . Nếu ID và mật khẩu chính xác, bạn có thể truy cập hệ thống.

Lưu ý:

Khi đăng nhập phần mềm làn đàu, để mục User trống và nhập mật khẩu là ‘12345’.

6. Cửa sổ chính của hệ thống:

Cửa sổ chính gồm các thư mục, thanh menu, các biểu tượng shortcut và cột thông tin.

6.1 Thanh menu

Thanh menu bao gồm ‘Link’, ‘User’, ‘Room’, ‘Lodge’, ‘Issue Key Card’, ‘Issue Maintenance Card’,

‘Report ’, ‘System Management’, ‘Shift work’, ‘Exit’.

6.1.1 Link (Kết nối)

Sử dụng để thiết lập kết nối giữa bộ mã hóa và máy tính. Khi đăng nhập vào hệ thống, máy tính sẽ kết nối tự động với bộ mã hóa. Nếu đường dẫn được cài đặt thành công, sẽ có thông báo hiển thị số COM mà bộ mã hóa kết nối tới, nếu không, hãy đảm bảo rằng cáp USB kết nối bộ mã hóa với máy tính hoạt động tốt, sau đó click vào ‘Link’ để thiết lập lại đường dẫn.

6.1.2 User (Người dùng)

Bao gồm ‘User Management’ và ‘Change Password’.

- ‘User Management’ dùng để quản lý người dùng trên hệ thống, bao hồm thêm, sửa, xóa người dùng và thiết lập quyền của người dùng trên hệ thống.

- ‘Change Password’ dùng để thay đổi mật khẩu cho người dùng.  

6.1.3 Room (Phòng)

Sử dụng để thiết lập thông tin của tất cả các phòng trong khách sạn, bao gồm nhập thông tin phòng và tạo các loại thẻ chức năng khác nhau để thiết lập khóa. ‘Room’ bao gồm ‘Guest Room’ (Phòng cho khách) và ‘Public Room’ (Phòng công cộng). ‘Guest Room’ gồm 3 phần: ‘Building’ (tòa nhà), ‘Floor’ (tầng) và ‘Room’ (phòng).

6.1.4  Lodge

Là phần chính của hệ thống, được vận hành bởi nhân viên lễ tân, người chịu trách nhiệm ghi thông tin phòng, tạo thẻ khách, giải quyết các vấn đề liên quan tới đặt phòng, trả phòng, tiếp tục thuê phòng và thẻ bổ sung, v.v. ‘Lodge” bao gồm ‘Lodge Room’ (Nhận phòng), ‘Book Room’ (Đặt phòng), ‘Lodge Booked’ (Nhận phòng đã đặt), ‘Continue’ (Gia hạn thời gian), ‘Check Out’ (Trả phòng), và ‘Change Room State’ (Thay đổi hạng phòng).

6.1.5 Issue Key Card (Tạo thẻ khóa)

Được sử dụng để tạo thẻ khóa bao gồm: Thẻ khách, thẻ tầng, thẻ tòa nhà và thẻ Master.

6.1.6 Issue Maintenance Card (Tạo thẻ bảo trì)

Được sử dụng để tạo thẻ bảo trì dùng cho thiết lập thông tin khóa bao gồm: thẻ khởi tạo, thẻ khởi tạo 2, thẻ đồng hồ, thẻ trả phòng, thẻ dừng hoạt động, thẻ xóa thông tin, thẻ danh sách đen, thẻ mật khẩu.

6.1.7 Report (Báo cáo)

Được sử dụng để tạo báo cáo như báo cáo thẻ, báo cáo đặt phòng.

6.1.8 System Management (Quản trị hệ thống)

Được sử dụng để truy vấn các bản ghi mở khóa, thêm và thiết lập các thông số hệ thống.

6.1.9 Exit (Thoát)

Dùng để thoát (đóng cửa sổ làm việc) hệ thống.

6.2 Các biểu tượng Shortcut

Cung cấp đường dẫn tới chức năng được sử dụng thường xuyên.

6.3 Cột thông tin.

Cột thông tin hiển thị thời gian và tên khách sạn.

Sau khi cài đặt, cần khởi tạo hệ thống trước khi sử dụng.

Bước 1: Truy cập ‘User’ để thiết lập vận hành.

Bước 2: Truy cập ‘Room’ để cài đặt các phòng và tạo thẻ khởi tạo, thẻ khởi tạo 2, thẻ đồng hồ và cài đặt khóa cho các cửa.

Bước 3: Chạy ‘Lodge’ để tiến hành lodge, đặt phòng, .v.v. (‘Issue Maintenance Card’ và ‘System Management’ có thể sẽ cần dùng tới).

7. Quản lý người dùng

Click vào biểu tượng trên cửa sổ chính để vào mục ‘User Management’.

Cửa sổ ‘User Management’ xuất hiện:

7.1 Thêm user

Click , nhập tên người dùng vào User Name (tối đa 20 kí tự); nhập mật khẩu vào ô Password và  Confirm Password; click vào ô phù hợp trong mục Authority để thiết lập quyền. Nếu xuất hiện dấu có nghĩa là ô đó được chọn; click để lưu.

7.2 Chỉnh sửa Người dùng

Chỉnh sửa tên và quyền của người dùng. Click vào danh sách người dùng để chọn đối tượng chỉnh sửa; click , khi kết thúc việc chỉnh sửa, click . Nếu muốn hủy việc chỉnh sửa, click . (Thay đổi mật khẩu, vui long xem phần 7.4).

7.3 Xóa người dùng

Click vào danh sách người dùng để chọn người dùng muốn xóa; click , click trên ô thông tin.

7.4 Thay đổi mật khẩu người dùng

Chọn ‘User’ à ‘Modify Password’, cửa sổ ‘Modify password’ xuất hiện như bên dưới, Nhập mật khẩu cũ vào ô Old password; nhập mật khẩu mới vào ô New password và Confirm password, click để lưu mật khẩu mới, vui lòng nhớ mật khẩu mới.

8. Format thẻ

Tất cả thẻ mới cần phải được format trước khi sử dụng. Thẻ đã được format không cần format lại.

Vận hàng có một chút khác biệt giữa các loại thẻ Temic RF, Mifare 1 RF và IC.

• Format thẻ Temic RF

Đặt thẻ vào bộ mã hóa, click trên cửa sổ chính, khi tin nhắn ‘Format card succeeded!’ xuất hiện, lấy thẻ ra. Thực hiện format cho các thẻ khác theo cách tương tự.

• Format thẻ Mifare 1 RF, thẻ IC

Click trên cửa sổ chính, cửa sổ xuất hiện, nhập mật khẩu chính xác của thẻ. Đặt thẻ vào trong bộ mã hóa; click trên cửa sổ , khi tin nhắn ‘Format card succeeded!’ xuất hiện, lấy thẻ ra. Có thể đặt một thẻ mới nữa vào và click để thực hiện formatting.

Chú ý:

Một số hệ thống không hỗ trợ tính năng ‘Format Card’ và không có nút ‘Format Card’ xuất hiện.

Khách hàng phải dùng thẻ từ nhà cung cấp khóa.

Mời các bạn tiếp tục theo dõi tại các phần tiếp theo. Xin cảm ơn.